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    详细内容

    鑒定評估檔案管理制度

    第一條建檔內容

    鑒定評估檔案須保存的文件包括:

    1、 評估立項批文的復印件

    2、 客戶提供的原始購車發票復印件,有關合同、協議,人民法院出具的發生法律效力的判決書、裁定書、調解書的復印件

    3、 產權證明材料

    4、 機動車行駛證復印件

    5、 車輛照片

    6、 舊機動車鑒定估價登記表、作業表

    7、 舊機動車鑒定評估報告

    8、 其他資料

    第二條管理部門

    業務結束后,原稿統一由行政部歸檔,經辦部門視實際需要留本存影本。如為特殊案件因業務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應經行政部主管同意后妥為保存,文書管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送行政歸檔并換回影本。檔卷分類目錄及編號原則,行政部統一制定管理。

    第三條文件點收

    文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:1.檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應即追查歸入。2.文件如經抽存者,應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。

    第四條文件整理

    點收文件后,應依下列方式整理:1.中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

    第五條擋案名稱及編號

    1.     檔案各級應賦予一名稱。其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內容性質為原則,且有一定范疇,不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空擋,以備將來組織擴大或業務增繁時,隨時補增之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

    第六條檔號編定

    1.    案件如系新案,應就“檔案分類編號表”,查明該案所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案,應查明前數之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。4.檔號應自左而右編列,左方裝訂者則填寫于右上角。

    第七條歸檔與檔案清理

    1.    歸檔文件,應依目次順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內,并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。

    第八條保存期限

    保存期限為15年。

    第九條檔卷清理

    1.    管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時,依規定清理一次,已屆保存期限者,得予銷毀,銷毀前應造冊呈總經理核準,并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中,部分經核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“受(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上,并在第五聯上注明部分銷毀日期。

    第十條調卷程序

    1.    各部門經辦人員業務需要調閱檔案時,應填具“調卷單”經其部門主管核準后持向檔案人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后,取出該項檔案,并于“調卷單”上填注借出日期后,將檔案交與調卷人員!罢{卷單”則依預定歸還日期之先后整理,以備稽催。3.于檔案室當場借閱者,免填“調卷單”。4.檔案歸還時,經管檔人員核查無誤并于“調卷單”添注歸還日期及鑒章確認后,檔案即行歸入檔夾!罢{卷單:由管檔人員留存備查。

    第十一條調卷管理

    1.“調卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調閱期限時,應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件,不得抽換增損,如有拆開必要時,亦須報明原因,請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案,應于規定期限內歸還,如有其他人員調閱同一檔案是,應經調卷變更登記,不得私自授受。4.調閱案件限與繹辦業務有關者,如調閱與經辦業務無關之案件,應經文書管理部門主管同意


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